Der Vergleich
Dienstplan-Software für die Jugendhilfe: Cloud, Excel oder lokal?
Drei Wege führen zum Dienstplan einer Wohngruppe: eine Excel-Tabelle, ein Cloud-Dienstplaner im Abo oder eine lokale Anwendung im Haus. Alle drei funktionieren — sie unterscheiden sich in Kosten, Datenschutz und darin, wer aufpasst, wenn der Plan gegen das Arbeitszeitgesetz läuft.
Excel: kostenlos, aber niemand passt auf
Excel kostet nichts, jeder kennt es, und für eine kleine Gruppe mit stabilem Rhythmus reicht es oft jahrelang. Die Grenzen: Formeln zerbrechen unbemerkt, die Datei wird herumgereicht statt geteilt, und Excel prüft nichts — keine Ruhezeiten, keine Nachtdienst-Kontingente, keine Zeitkonten über den Monatswechsel. Wer diesen Weg geht, sollte wenigstens mit einer guten Vorlage starten: unsere kostenlose Excel-Vorlage rechnet Stunden und Urlaub selbst und warnt bei den häufigsten Planungsfehlern.
Cloud-Dienstplaner: komfortabel, mit laufenden Kosten und laufenden Pflichten
Cloud-Dienstplaner sind der bequeme Weg: nichts installieren, Apps fürs Handy, mehrere Standorte kein Problem. Dafür gilt typischerweise — nicht bei einem bestimmten Produkt, sondern als Muster der Gattung:
- Bezahlt wird je Mitarbeitendem und Monat. Die Kosten laufen, solange geplant wird, und wachsen mit dem Team.
- Die Pläne liegen beim Anbieter. Das verlangt einen Auftragsverarbeitungsvertrag und die Prüfung von Serverstandort und Unterauftragsverarbeitern — was das heißt, steht auf unserer Seite Dienstplan ohne Cloud.
- Der Zugang ist an das laufende Abonnement gebunden — je nach Anbieter auch der Blick auf alte Pläne, die nach § 16 Abs. 2 ArbZG zwei Jahre aufbewahrt werden müssen.
- Besonderheiten der Jugendhilfe — Nachtbereitschaft mit anteiliger Anrechnung, der Aushang, den auch Kinder lesen — sind selten vorgesehen, weil die Produkte für viele Branchen zugleich gebaut sind.
Lokale Anwendung: Einmalzahlung statt Abonnement
Der dritte Weg: eine Anwendung, die auf einem Rechner des Trägers läuft. Die Daten bleiben im Haus (kein AVV nötig), es gibt keine laufenden Kosten und nichts, das ein Anbieter abschalten kann. Die ehrlichen Grenzen: Der Träger sorgt selbst für Sicherung und Festplattenverschlüsselung, Handy-Zugriff von unterwegs ist konstruktionsbedingt nicht das Ziel, und der Zugriff mehrerer Arbeitsplätze braucht das eigene Hausnetz.
Was kostet das über fünf Jahre?
Eine Beispielrechnung mit offenen Annahmen: ein Haus mit 20 Mitarbeitenden, ein Cloud-Tarif von 3 € je Person und Monat — das ist am unteren Rand dessen, was Dienstplan-Abos üblicherweise kosten; viele liegen darüber.
| Jahr 1 | Jahr 5 (gesamt) | |
|---|---|---|
| Excel | 0 € | 0 € — plus die unbezahlte Zeit, die Formeln und Fehler kosten |
| Cloud, 20 Personen à 3 €/Monat | 720 € | 3.600 € — monatlich fortlaufend |
| Dienstplan Jugendhilfe, einmalig | 289,99 € | 289,99 € — alle Updates inklusive |
Die Rechnung ist bewusst einfach; wer genau vergleichen will, setzt den eigenen Tarif und die eigene Teamgröße ein. Das Muster bleibt: Ein Abo überholt jeden Einmalpreis — die Frage ist nur, wann.
Wann ist welcher Weg der richtige?
- Excel, wenn die Gruppe klein ist, der Rhythmus stabil — und jemand die Disziplin für die Pflege der Datei aufbringt.
- Cloud, wenn viele Standorte zusammenplanen, das Team den Plan zwingend auf dem eigenen Handy von überall braucht und die laufenden Kosten samt AVV-Pflege in Kauf genommen werden.
- Lokal, wenn die Daten das Haus nicht verlassen sollen, das Budget einmalig statt monatlich sein soll — und die Besonderheiten der Jugendhilfe (Nachtbereitschaft, Aushang, ArbZG-Prüfung) den Ausschlag geben.
Und was ist Dienstplan Jugendhilfe?
Der dritte Weg, konsequent gebaut: eine lokale Anwendung für Wohngruppen der Jugendhilfe — Arbeitszeitprüfung läuft mit, Nachtbereitschaft anteilig einstellbar, Aushang fürs Brett, Zeitkonten und Urlaub über den Monatswechsel. 289,99 € einmalig je Einrichtung, ohne Abo und ohne Gebühr je Kopf; eine Fassung für Betriebe außerhalb der Jugendhilfe ist enthalten. Was sie noch nicht perfekt kann, steht offen auf der Startseite — das Hausnetz für mehrere Arbeitsplätze ist zurzeit Beta.
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