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Dienstplan-Vorlage für Wohngruppen — Excel, kostenlos.

Ein Monatsraster mit bis zu fünf Diensten, das Stunden und Urlaub je Person selbst zusammenzählt — und mit Farben warnt, wenn jemand im Urlaub eingeplant ist, doppelt am selben Tag steht oder direkt nach dem Nachtdienst wieder anfangen soll. Ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse: Datei herunterladen, Monat eintragen, fertig.

Vorlage herunterladen (Excel, 20 KB)

Läuft in Excel, LibreOffice und Google Sheets. Frei verwendbar — auch verändert und weitergegeben, auch im eigenen Träger.

Was die Vorlage kann

• Monat und Jahr eintragen — Wochentage, Monatslänge und die graue Wochenend-Färbung stellen sich von selbst um.
• Fünf Dienste mit eigenen Namen und Stunden — Früh-, Mittags- und Nachtdienst sind vorbelegt, zwei Zeilen sind frei für eure eigenen.
• Namen je Tag und Dienst über eine Auswahlliste — das Team pflegt ihr an einer Stelle, im Blatt „Stunden“.
• Drei Warnfarben direkt im Plan: rot, wenn jemand eingeplant ist, der laut Abwesenheiten-Blatt im Urlaub oder krank ist · orange, wenn dieselbe Person zweimal am selben Tag steht · violett, wenn auf den Nachtdienst am nächsten Morgen der Frühdienst folgt — der häufigste Verstoß gegen die Ruhezeit (§ 5 ArbZG).
• Ein Blatt „Abwesenheiten“ für Urlaub, Krankheit und Fortbildung — die Arbeitstage im Monat rechnen sich selbst und zählen im Stundenkonto als erbracht.
• Ein Blatt „Feiertage“, vorbelegt mit den bundesweiten Feiertagen — sie färben sich im Plan bernstein, die eures Bundeslandes tragt ihr dazu.
• Das Blatt „Stunden“ rechnet mit: Dienste, Dienststunden, Abwesenheiten und Differenz zum Soll je Person — rot, sobald jemand über dem Soll liegt.
• „Noch offen“ zählt die unbesetzten Dienste des Monats, damit keine Lücke erst am Abend im Flur auffällt.
• Beispiele zeigen, wie alles aussieht — löschen und loslegen. Eine Anleitung liegt als fünftes Blatt bei.

Was gehört in den Dienstplan einer Wohngruppe?

Vier Dinge: die Dienste mit ihren Uhrzeiten (in Wohngruppen meist Früh-, Mittags- und Nachtdienst, oft mit Bereitschaft über Nacht), je Tag wer welchen Dienst übernimmt, das Stunden-Soll jeder Person aus den Vertragsstunden — und eine ehrliche Antwort auf die Frage, welche Dienste noch unbesetzt sind. Wochenenden und Feiertage gehören sichtbar markiert, denn sie entscheiden über Zuschläge, Besetzungsstärke und Gerechtigkeit bei der Verteilung. Ein Plan, der das alles zeigt, hängt am Brett und wird verstanden — auch von den Kindern, die wissen wollen, wer sie abends ins Bett bringt.

Wo Excel aufhört

Diese Vorlage geht ziemlich genau bis an die Grenze dessen, was Excel ehrlich kann. Dahinter beginnt, was eine Tabelle nicht leisten kann: das vollständige Arbeitszeitgesetz prüfen — die violette Warnung sieht nur den häufigsten Fall, nicht Arbeitstage am Stück (§ 9 ArbZG) und keine Nachtdienst-Kontingente je Person —, Nachtbereitschaft anteilig aufs Zeitkonto rechnen, Zeitkonten und Resturlaub über den Monatswechsel mitnehmen, die Feiertage des Bundeslandes von selbst kennen statt aus einer gepflegten Liste, den Plan automatisch und fair nach Stunden-Soll füllen, Anträge und Diensttausch des Teams verwalten oder einen sauberen Aushang fürs Brett erzeugen. Wer einmal einen Verstoß gegen die Ruhezeit erst im Nachhinein bemerkt hat, weiß, warum das keine Kleinigkeiten sind.

Für genau diese Lücken gibt es die Anwendung Dienstplan Jugendhilfe: Sie läuft auf dem Rechner im Haus — ohne Cloud und ohne Konto —, prüft die Arbeitszeitregeln beim Planen mit und kostet 289,99 € einmalig, ohne Abo und ohne Gebühr je Kopf. Die Vorlage hier bleibt trotzdem kostenlos und frei: Für manche Gruppe reicht Excel, und das ist in Ordnung.

Passend dazu: Dienstplan ohne Cloud — was der Datenschutz verlangt und der Vergleich: Cloud, Excel oder lokal?

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